A special meeting of MRC Pontiac council took place on Aug. 27, with the council approving financial statements that weren’t available prior to the regular meeting the previous week.
There were no representatives of the municipalities of Litchfield or Portage-du-Fort present.
The mayors of Bristol and Fort-Coulonge joined via video conference.
Warden Jane Toller explained that the monthly financial statements that the council typically reviews at its public meetings are made available to the council 72 hours prior to the meeting through a specialized program. This month the financial statements weren’t available at the correct time.
“It was the first time that has happened, and so we just wanted to make sure everyone understands the importance of having 72 hours to look at it,” Toller said.
The meeting took about 25 minutes and several mayors asked finance and administration director Andrea Lafleur questions.
Toller added that she would like to have certain tweaks to how the financials were presented, such as including a column reflecting an item’s percentage of the budgeted amount.
Toller said that due to several open positions at the MRC, they had saved some money budgeted for salaries this year. She said that they had hired a new HR advisor, as well as hiring a firm to handle communications, as their posting for a communications position had been unsuccessful.
“One thing that came out of the discussion is that we had a few positions that were unfilled for quite a while, so there was actually a savings in the operating budget with less salaries being paid,” she said.
Workplace survey
At the public council meeting on Aug. 20, an in-camera discussion was held on the subject of an employee survey.
MRC director general Kim Lesage said that the MRC’s HR committee had asked for the perspectives of MRC employees following the abrupt end of the remote work policy.
“This is something the HR committee asked for after the employees raised all their concerns, both from the union’s perspective and from our perspective as directors with the whole work from home thing,” she said. “I guess people’s morale being a bit lower this spring, so they asked for a survey.”
The council of mayors voted in March to end the policy that allowed some unionized employees to work from home up to two days per week. The resolution passed in the spring stated that the change is intended “to promote team cohesion, a sense of belonging, motivation, and availability.” The previous teleworking policy was put into place in late 2022 and allows for the employer (the council of mayors) to end the policy with five business days’ notice.
Toller said that while she had received 11 letters from unionized employees who were upset about the change, the workplace survey would allow those in directors’ roles to weigh in.
“The council of mayors feel it’s very important to give our employees the opportunity to speak,” she said. “We haven’t seen any results yet and we do want to ensure that every employee has the opportunity to speak.”
Lesage noted that the negotiations with the union for the renewal of the MRC employee’s collective agreement would begin shortly.
Une réunion extraordinaire du conseil de la MRC de Pontiac a eu lieu le 27 août, au cours de laquelle le conseil a approuvé des états financiers qui n’étaient pas disponibles avant la réunion ordinaire de la semaine précédente.
Aucun représentant des municipalités de Litchfield ou de Portage-du-Fort n’était présent.
Les maires de Bristol et de Fort-Coulonge ont participé par vidéoconférence.
La préfète Jane Toller a expliqué que les états financiers mensuels que le conseil examine habituellement lors de ses réunions publiques sont mis à la disposition du conseil 72 heures avant la réunion, par le biais d’un programme spécialisé. Ce mois-ci, les états financiers n’étaient pas disponibles à temps.
« C’était la première fois que cela arrivait, et nous voulions nous assurer que tout le monde comprenne l’importance de disposer de 72 heures pour les examiner », a déclaré Mme Toller.
La réunion a duré environ 25 minutes et plusieurs maires ont posé des questions à Andrea Lafleur, directrice des finances et de l’administration.
Mme Toller a ajouté qu’elle aimerait apporter certains ajustements à la présentation des états financiers, notamment en incluant une colonne reflétant le pourcentage du montant budgété pour un poste donné.
Mme Toller a déclaré qu’en raison de plusieurs postes vacants à la MRC, des économies avaient été réalisées sur le budget des salaires cette année. Elle a ajouté qu’ils avaient embauché une nouvelle conseillère en ressources humaines, ainsi qu’une firme pour s’occuper des communications, leur affichage pour un poste en communications n’ayant pas donné de résultats probants.
« Une chose qui est ressortie de la discussion est que nous avions quelques postes qui étaient restés vacants pendant un certain temps, il y a donc eu des économies dans le budget de fonctionnement avec moins de salaires versés », a-t-elle affirmé.
Sondage en milieu de travail
Lors de la réunion publique du conseil du 20 août, une discussion à huis clos a eu lieu sur le sujet d’un sondage auprès des employés.
Kim Lesage, directrice générale de la MRC, a déclaré que le comité des ressources humaines de la MRC avait demandé l’avis des employés de la MRC suite à la fin abrupte de la politique de télétravail.
« C’est quelque chose que le comité des ressources humaines a demandé après que les employés ont soulevé toutes leurs préoccupations, tant du point de vue du syndicat que de notre point de vue en tant que directeurs, avec toute la question du travail à domicile », a-t-elle dit. « Je suppose que le moral des gens étant un peu plus bas ce printemps, ils ont donc demandé un sondage. »
Le conseil des maires a voté en mars pour mettre fin à la politique qui permettait à certains employés syndiqués de travailler de la maison jusqu’à deux jours par semaine. La résolution adoptée au printemps stipulait que le changement visait à « favoriser la cohésion d’équipe, le sentiment d’appartenance, la motivation et la disponibilité ». La précédente politique de télétravail avait été mise en place à la fin de 2022 et permet à l’employeur (le conseil des maires) d’y mettre fin avec un préavis de cinq jours ouvrables.
Mme Toller a déclaré que bien qu’elle ait reçu 11 lettres d’employés syndiqués qui étaient contrariés par le changement, le sondage en milieu de travail permettrait aux personnes occupant des postes de direction de donner leur avis.
« Le conseil des maires estime qu’il est très important de donner à nos employés l’occasion de s’exprimer », a-t-elle déclaré. « Nous n’avons pas encore vu de résultats et nous voulons nous assurer que chaque employé a l’occasion de s’exprimer. »
Mme Lesage a fait savoir que les négociations avec le syndicat pour le renouvellement de la convention collective des employés de la MRC commenceraient sous peu.
