artPontiac’s president Stephanie Pete is hopeful an upcoming redesign of the organization’s digital presence will help improve operations and begin to reconnect the nonprofit with the arts community after a tumultuous past few years.
In February, the MRC Pontiac awarded the organization $36,000 in provincial funding from stream two of the Fonds des régions et ruralités to redesign its website.
The grant was announced at that month’s council of mayors meeting, alongside a $73,000 chunk of money the MRC will allot to repairs to the Stone School building in Portage du Fort, which it owns but leases to artPontiac.
Pete, who was named president in Jan. 2024, said when she joined the organization she was surprised at how outdated the website was. “Our website is very awkward, and it just didn’t have a consistent strategy,” she said.
In the press release announcing the planned redesign, she elaborated on the need for an overhaul.
“For artPontiac, establishing a modern and professional online presence is essential in today’s digital landscape to effectively promote and sell its initiatives and products,” Pete said.
“A well-crafted website, along with active social media engagement, will enhance visibility, improve communication with stakeholders, and increase participation in various events and programs.”
She said in an interview the last year has been challenging as the board is trying to pick up the pieces of an organization she said was “in crisis,” lacking volunteer numbers and a cohesive strategy forward.
“artPontiac is no different than any other nonprofit that’s dealing with volunteer burnout after the pandemic,” she said. “Since the pandemic it was a struggle to get communities back engaged in activities.”
To make matters worse, Pete said, communication with the former administration has been difficult, making it hard for the board to get access to crucial details such as banking information. She said as the board set out to correct those issues, they referred to their efforts as “putting out fires.”
“That ‘putting out fires’ was preoccupying us from providing our services that year,” adding that the work prevented the organization from offering programming at the Stone School.
She said the past year has been spent re-tooling the organization and figuring out the best strategies for community engagement, financial recovery as well as fundraising, which she said are their main objectives going forward.
The organization applied for a grant from Culture Outaouais, through which they were able to hire an arts consultant with country-wide experience helping rural arts organizations. “That was one of our strategies, to find partners and orgs that could work with us,” she said, listing Culture Outaouais, the MRC Pontiac, and Shawville-based community development nonprofit CEDEC.
Arts consultant Jane Needles said the issues artPontiac is facing, including a decline in volunteers, are not unique to the organization.
“It is a very common thing, especially in the [rural] regions. They don’t have the same resources to be able to have what ultimately every arts org should have, which is a paid administrator.”
Needles said after some planning and deliberation they decided it is important the organization improve communication with its members and volunteers if it is to be sustainable.
“The whole past year has been taken to carefully rethink what artPontiac is, what it was, and the direction [it] wants to go [ . . . ] Stephanie has put together a very clear direction plan for one year,” she said, adding that membership renewal forms went out to existing and past members last week.
In those letters, Needles said, is an explanation of the organization’s pause in programming and a brief summary of what it has been up to.
“[It’s] just so that we can restructure, rethink, and build a foundation to return artPontiac to where it was 15 to 20 years ago.”
Pete said membership is down to a quarter of what it was in the beginning of 2023, a trend she is hoping to reverse in part through updates to the website and online store.
“Our digital transformation, especially the website, will improve communication,” she said. “We’re talking about how to facilitate interactions between our members and the public. [ . . . ] We’re floating the idea of a community bulletin where these conversations can be facilitated.”
Volunteer challenges not new
artPontiac founder and former president Dale Shutt said the lack of volunteers was a problem right up until she left the organization in 2019.
“We had a really good run over many years, where we had a large and dedicated cadre of volunteers. But then a whole bunch of us got to be in our 70s and we were tired of devoting what amounted to a part-time job, and started to drop out,” she said, adding that near the end of her tenure there were only two volunteers available to organize the shop, the gallery and the shows.
“artPontiac has faced a [ . . . ] lack of artists willing to put in the time,” she said. “Without that volunteer involvement it just becomes really, really difficult to do anything.”
She said with the aging of the Pontiac population and the turn toward more digital forms of entertainment, she is not certain if it is possible to turn the organization around.
“What it’s going to require is artists and community members. [ . . . ] And I don’t know if that’s going to happen,” Shutt said.
“A lot of younger artists are turning to other methods of promoting and selling their work, online methods,” she said, adding that from what she has seen Pete is doing an admirable job.
Pete, who has prior experience on boards, said she now knows first-hand the value of having a continuity plan from one board to the next.
“When you have a full exodus and you don’t have a plan, there tends to be a lot of stress and a lot of panic,” she said.
“We can’t have the operations of an entire org resting on the shoulders of two people anymore. We need more member, community and volunteer engagement.”
Stone school renovations
The Stone School is still under lease by the artPontiac and available to be used at any time, confirmed MRC Pontiac strategic communications counselor Francis Beausoleil in an emailed statement last week.
“There is some exterior stonework scheduled to be done this spring,” he wrote, adding that certain renovations were recommended for regular maintenance of the building.
“We are in the process of obtaining quotes to see exactly how far we can go with our maintenance and upgrades for 2025,” he explained, noting funds must be spent and renovations should be completed before the end of Mar. 2026.
artPontiac will be hosting two upcoming roundtable chats, hosted via Zoom, for members and non-members alike. The topic for the first one, which will be held on Apr. 16 from 7-8 p.m., is artPontiac’s artist residency program. The second, to be held Apr. 23 from 7-8 p.m., will tackle fundraising.
The organization welcomes anyone interested to participate in these meetings, to sign up for a membership, or to volunteer.
La présidente d’artPontiac, Stephanie Pete, espère qu’une refonte prochaine de la présence numérique de l’organisation aidera à améliorer les opérations et à reconnecter l’organisme à but non lucratif avec la communauté artistique, après quelques années tumultueuses.
En février, la MRC de Pontiac a accordé à l’organisation une subvention provinciale de 36 000 $ provenant du deuxième volet du Fonds des régions et ruralités, afin de refaire son site web.
La subvention a été annoncée lors de la réunion du conseil des maires de ce mois-là, en même temps qu’une somme de 73 000 $ que la MRC allouera à des réparations à l’édifice de la Stone School, à Portage-du-Fort, qu’elle possède mais loue à artPontiac.
Mme Pete, qui a été nommée présidente en janvier 2024, a déclaré qu’en rejoignant l’organisation, elle avait été surprise par l’obsolescence du site web. « Notre site web est très mal conçu, et il n’y avait tout simplement pas de stratégie cohérente », a-t-elle affirmé.
Dans le communiqué de presse annonçant la refonte prévue, elle a expliqué la nécessité d’une révision complète.
« Pour artPontiac, établir une présence en ligne moderne et professionnelle est essentiel dans le paysage numérique actuel pour promouvoir et vendre efficacement ses initiatives et ses produits », a déclaré Mme Pete.
« Un site web bien conçu, associé à un engagement actif sur les médias sociaux, améliorera la visibilité, la communication avec les parties prenantes et augmentera la participation aux divers événements et programmes. »
Elle a déclaré en entrevue que la dernière année avait été difficile, car le conseil d’administration essaie de recoller les morceaux d’une organisation qu’elle a qualifiée de « en crise », manquant de bénévoles et d’une stratégie cohérente pour l’avenir.
« artPontiac ne diffère pas des autres organismes à but non lucratif qui gèrent l’épuisement des bénévoles après la pandémie », a-t-elle mentionné. « Depuis la pandémie, il a été difficile de réengager les communautés dans les activités. »
Pour aggraver les choses, a déclaré Mme Pete, la communication avec l’ancienne administration a été difficile, ce qui a rendu l’accès aux détails cruciaux, comme les informations bancaires, complexe pour le conseil d’administration. Elle a ajouté que lorsque le conseil d’administration a entrepris de corriger ces problèmes, ses efforts ont été qualifiés de « éteindre des feux ».
« Cet « éteindre des feux » nous a empêchés de fournir nos services cette année-là », ajoutant que ce travail a empêché l’organisation d’offrir de la programmation à la Stone School.
Elle a indiqué que la dernière année avait été consacrée à la réorganisation de l’organisme et à l’élaboration des meilleures stratégies en matière d’engagement communautaire, de recouvrement financier et de collecte de fonds, qu’elle considère comme leurs principaux objectifs à l’avenir.
L’organisation a demandé une subvention à Culture Outaouais, ce qui leur a permis d’embaucher une consultante en arts ayant une expérience pancanadienne en matière d’aide aux organisations artistiques rurales. « C’était l’une de nos stratégies, trouver des partenaires et des organisations qui pourraient travailler avec nous », a-t-elle dit, énumérant Culture Outaouais, la MRC de Pontiac et l’organisme à but non lucratif de développement communautaire CEDEC, basé à Shawville.
La consultante en arts Jane Needles a déclaré que les problèmes auxquels artPontiac est confrontée, notamment la diminution du nombre de bénévoles, ne sont pas uniques à l’organisation.
« C’est une chose très courante, surtout dans les régions [rurales]. Elles n’ont pas les mêmes ressources pour avoir ce que, ultimement, chaque organisation artistique devrait avoir, c’est-à-dire un administrateur rémunéré. »
Mme Needles a affirmé qu’après un certain temps de planification et de délibération, ils avaient décidé qu’il était important que l’organisation améliore la communication avec ses membres et ses bénévoles si elle voulait être durable.
« Toute l’année dernière a été consacrée à repenser attentivement ce qu’est artPontiac, ce qu’elle était et la direction [qu’elle] veut prendre [ . . . ] Stephanie a élaboré un plan d’orientation très clair pour un an », a-t-elle dit, ajoutant que les formulaires de renouvellement d’adhésion ont été envoyés aux membres actuels et passés la semaine dernière.
Dans ces lettres, a précisé Mme Needles, se trouve une explication de la pause de programmation de l’organisation et un bref résumé de ses activités.
« C’est juste pour que nous puissions restructurer, repenser et bâtir une base pour ramener artPontiac là où elle était il y a 15 à 20 ans. »
Mme Pete a déclaré que le nombre de membres a chuté au quart de ce qu’il était au début de 2023, une tendance qu’elle espère inverser en partie grâce aux mises à jour du site web et de la boutique en ligne.
« Notre transformation numérique, en particulier le site web, améliorera la communication », a-t-elle affirmé. « Nous discutons de la manière de faciliter les interactions entre nos membres et le public. [ . . . ] Nous envisageons l’idée d’un bulletin communautaire où ces conversations pourront être facilitées. »
Les défis liés aux bénévoles ne sont pas nouveaux
La fondatrice et ancienne présidente d’artPontiac, Dale Shutt, a déclaré que le manque de bénévoles avait été un problème jusqu’à son départ de l’organisation en 2019.
« Nous avons eu une très bonne période pendant de nombreuses années, où nous avions un grand et dévoué groupe de bénévoles. Mais ensuite, un grand nombre d’entre nous ont atteint la soixante-dizaine et en avaient assez de consacrer ce qui équivalait à un emploi à temps partiel, et ont commencé à se retirer », a-t-elle dit, ajoutant que vers la fin de son mandat, il n’y avait que deux bénévoles disponibles pour organiser la boutique, la galerie et les expositions.
« artPontiac a fait face à un [ . . . ] manque d’artistes prêts à investir du temps », a-t-elle déclaré. « Sans cet engagement bénévole, il devient vraiment, vraiment difficile de faire quoi que ce soit. »
Elle a dit qu’avec le vieillissement de la population du Pontiac et le virage vers des formes de divertissement plus numériques, elle n’était pas certaine qu’il soit possible de redresser l’organisation.
« Ce que cela va exiger, ce sont des artistes et des membres de la communauté. [ . . . ] Et je ne sais pas si cela va se produire », a dit Mme Shutt.
« Beaucoup de jeunes artistes se tournent vers d’autres méthodes de promotion et de vente de leurs œuvres, des méthodes en ligne », a-t-elle expliqué, ajoutant que d’après ce qu’elle a vu, Mme Pete fait un travail admirable.
Mme Pete, qui a déjà de l’expérience au sein de conseils d’administration, a déclaré qu’elle connaît maintenant de première main la valeur d’avoir un plan de continuité d’un conseil à l’autre.
« Lorsque vous avez un exode complet et que vous n’avez pas de plan, il y a beaucoup de stress et beaucoup de panique », a-t-elle souligné.
« Nous ne pouvons plus faire reposer les opérations d’une organisation entière sur les épaules de deux personnes. Nous avons besoin de plus d’engagement des membres, de la communauté et des bénévoles. »
Rénovations de la Stone School
La Stone School est toujours louée par artPontiac et disponible pour être utilisée en tout temps, a confirmé Francis Beausoleil, conseiller en communications stratégiques à la MRC de Pontiac, dans un courriel la semaine dernière.
« Des travaux de maçonnerie extérieure sont prévus ce printemps », a-t-il écrit, ajoutant que certaines rénovations étaient recommandées pour l’entretien régulier du bâtiment.
« Nous sommes en train d’obtenir des devis pour voir exactement jusqu’où nous pouvons aller avec notre entretien et nos améliorations pour 2025 », a-t-il expliqué, précisant que les fonds doivent être dépensés et les rénovations terminées avant la fin de mars 2026.
artPontiac organisera deux discussions en table ronde à venir, via Zoom, pour les membres et non-membres. Le sujet de la première, qui aura lieu le 16 avril de 19 h à 20 h, sera le programme de résidence d’artistes d’artPontiac. La seconde, qui se tiendra le 23 avril de 19 h à 20 h, abordera la collecte de fonds.
L’organisation invite toute personne intéressée à participer à ces réunions, à s’inscrire comme membre ou à faire du bénévolat.
