Otter Lake’s plenary sessions are now open to the public, thanks to a resolution passed by council at its Dec. 9 meeting.
Plenary meetings usually happen a week before the monthly public meeting and are where the council, mayor and admin staff discuss issues, and where councillors have an opportunity to ask questions before voting at the council meeting.
“The intent of these plenaries is to have a well-informed group of councillors who will have to consider a vote, whether to go forward and how to go forward,” said Otter Lake mayor Jennifer Quaile.
Quaile said while she was running for re-election in last fall’s municipal elections, the public was asking for more transparency in her council’s decision-making. She said open plenaries were a good way to show transparency.
“It’s just that general sense of ‘Why are they meeting behind closed doors? What is there to hide?’ And for me
[ . . . ] we are there to talk about issues that are in the best interests of the municipality, so why not open it up?” she said.
Members of the public are now allowed to sit in on the plenary sessions, which happen on the first Wednesday of every month. Quaile said there will be opportunities for the public to ask questions during the sessions, and they will also be given a printout with all the resolutions written out in full.
Quaile said there are some matters that will still be closed to the public, such as human resources, legal matters, or anything else that must remain confidential.
“If we’re discussing an item that would do harm to people or the municipality, we shouldn’t be talking about it [in public]” she said.
Quaile said there will be rules in place during the open sessions about the public’s behaviour, and when they may ask questions or comment on the proceedings.
“If there’s an issue that we’re weighing, we could pause for five minutes, [ask] ‘Does anyone have any questions?’ and let them comment. That would be fair to the people who have taken their time to come to the meeting,” she said.
Otter Lake is not the first Pontiac municipality to open portions of its plenary meetings. In 2024, Alleyn-et-Cawood extended their monthly council meetings to include discussions usually held during plenary meetings for the public to hear.
Mayor Sidney Squitti said her municipality also heard similar concerns from residents who attended the meetings but felt not enough discussion was being had about the matters at hand.
“We had ratepayers who were voicing concern that the meetings were very short, and the comments we were getting were, ‘There’s no point coming to a council meeting, all the decisions are made behind closed doors,” Squitti said.
Squitti said council has reduced the length of its plenary sessions while also slightly increasing the length of the public meetings. She said while Otter Lake’s move is more in-depth, Alleyn-et-Cawood’s change has still resulted in better attendance at meetings.
When asked if the move could work in a larger municipality, Alleyn-et-Cawood director general Isabelle Cardinal said she could not speak for other municipalities, but that she believed other municipalities should be able to have open plenaries regardless of their size.
“It doesn’t matter the size of your municipality, we still all have the same resolutions monthly to adopt [ . . . ] we have to do the same processes and procedures,” she said.
Cardinal added that while their meetings are now slightly longer, that is not an argument against opening the plenaries because the meetings only happen once a month and residents want to understand the resolutions that are being passed.
She added that she feels a greater trust now with the public who come to the meetings and are able to hear the council’s deliberations and thought process, instead of just the final decision.
“It really changed the relationship between the municipality and the ratepayer [ . . . ] Ratepayers may not necessarily agree with some of the decisions made, but at least they understand them. They’re provided with the background and the reasoning for making that decision,” she said.
Quaile said no members of the public were present at the open plenary session in January, but the public is invited to attend the next session on Feb. 4. Going forward, plenary sessions will be held on the first Wednesday of every month at 7 p.m.. Otter Lake’s public council meetings happen on the second Tuesday of every month.
Les séances plénières d’Otter Lake sont maintenant ouvertes au public, grâce à une résolution adoptée par le conseil lors de sa séance du 9 déc.
Les séances plénières ont généralement lieu une semaine avant la séance publique mensuelle et sont l’endroit où le conseil, le maire et le personnel administratif discutent des enjeux, et où les conseillers ont l’occasion de poser des questions avant de voter lors de la séance du conseil.
« L’objectif de ces plénières est d’avoir un groupe de conseillers bien informé qui devra considérer un vote, à savoir s’il faut aller de l’avant et comment le faire », a déclaré la mairesse d’Otter Lake, Jennifer Quaile.
Mme Quaile a déclaré que lorsqu’elle se présentait aux élections municipales de l’automne dernier, le public réclamait plus de transparence dans le processus décisionnel de son conseil. Elle a ajouté que les plénières ouvertes étaient un bon moyen de faire preuve de transparence.
« C’est simplement ce sentiment général de : “Pourquoi se réunissent-ils à huis clos ? Qu’y a-t-il à cacher ?” Et pour moi
[ . . . ] nous sommes là pour discuter des questions qui sont dans le meilleur intérêt de la municipalité, alors pourquoi ne pas ouvrir les séances ? », a-t-elle ajouté.
Les membres du public sont maintenant autorisés à assister aux séances plénières, qui ont lieu le premier mercredi de chaque mois. Mme Quaile a déclaré qu’il y aura des occasions pour le public de poser des questions pendant les séances, et qu’on leur remettra également une copie imprimée de toutes les résolutions rédigées intégralement.
Mme Quaile a déclaré que certaines questions resteront closes au public, comme les ressources humaines, les questions juridiques ou toute autre chose qui doit rester confidentielle.
« Si nous discutons d’un point qui nuirait à des personnes ou à la municipalité, nous ne devrions pas en parler [en public] », a-t-elle ajouté.
Mme Quaile a déclaré qu’il y aura des règles en place pendant les séances ouvertes concernant le comportement du public, et quand celui-ci pourra poser des questions ou commenter les délibérations.
« S’il y a une question que nous étudions, nous pourrions faire une pause de cinq minutes, [demander] : “Quelqu’un a-t-il des questions ?” et les laisser commenter. Ce serait juste pour les personnes qui ont pris leur temps pour venir à la séance », a-t-elle ajouté.
Otter Lake n’est pas la première municipalité du Pontiac à ouvrir des parties de ses séances plénières. En 2024, Alleyn-et-Cawood a prolongé ses séances mensuelles du conseil pour y inclure des discussions habituellement tenues lors des séances plénières afin que le public puisse les entendre.
La mairesse Sidney Squitti a déclaré que sa municipalité avait également entendu des préoccupations similaires de la part des résidents qui assistaient aux séances, mais estimaient qu’il n’y avait pas suffisamment de discussions sur les sujets à l’ordre du jour.
« Nous avions des contribuables qui exprimaient leur inquiétude quant à la brièveté des séances, et les commentaires que nous recevions étaient : “Ça ne sert à rien de venir à une séance du conseil, toutes les décisions sont prises à huis clos” », a ajouté Mme Squitti.
Mme Squitti a déclaré que le conseil avait réduit la durée de ses séances plénières tout en augmentant légèrement la durée des séances publiques. Elle a ajouté que si la démarche d’Otter Lake est plus approfondie, le changement apporté par Alleyn-et-Cawood a tout de même entraîné une meilleure participation aux séances.
Lorsqu’on lui a demandé si cette mesure pourrait fonctionner dans une plus grande municipalité, la directrice générale d’Alleyn-et-Cawood, Isabelle Cardinal, a déclaré qu’elle ne pouvait pas parler au nom d’autres municipalités, mais qu’elle croyait que les autres municipalités devraient pouvoir tenir des plénières ouvertes, quelle que soit leur taille.
« Peu importe la taille de votre municipalité, nous avons tous les mêmes résolutions à adopter chaque mois [ . . . ] nous devons suivre les mêmes processus et procédures », a-t-elle ajouté.
Mme Cardinal a ajouté que même si leurs séances sont maintenant légèrement plus longues, ce n’est pas un argument contre l’ouverture des plénières parce que les séances n’ont lieu qu’une fois par mois et que les résidents veulent comprendre les résolutions qui sont adoptées.
Elle a ajouté qu’elle ressent maintenant une plus grande confiance envers le public qui assiste aux séances et qui peut entendre les délibérations et le processus de réflexion du conseil, au lieu de simplement la décision finale.
« Cela a vraiment changé la relation entre la municipalité et le contribuable [ . . . ] Les contribuables peuvent ne pas être d’accord avec certaines des décisions prises, mais au moins ils les comprennent. On leur fournit le contexte et les raisons qui ont mené à cette décision », a-t-elle ajouté.
Mme Quaile a déclaré qu’aucun membre du public n’était présent à la séance plénière ouverte en janvier, mais le public est invité à assister à la prochaine séance le 4 févr. À l’avenir, les séances plénières auront lieu le premier mercredi de chaque mois à 19 h. Les séances publiques du conseil d’Otter Lake ont lieu le deuxième mardi de chaque mois.
